Använder du din kalender som att-göra-lista?

Lyckas du gissa vad du kommer att hinna göra på vilken dag, eller lägger du tid på att flytta saker i kalendern från en dag till en annan?

Har det hänt att du har missat att göra en uppgift, beroende på att du glömt flytta den till nästa vecka, när du inte hunnit göra den denna veckan?

Var sparsam med vad du bokar in i din kalender.

Mindre fixering – mer fri

I de flestas vardag dyker det upp saker hela tiden. Det kommer mail, det ringer någon, en kollega tittar förbi, något inträffar som kräver din uppmärksamhet. Då behöver vi prioritera om.
Om du har få saker fixerade i kalendern, är du som mest fri att i varje stund göra det som är det absolut rätta att göra just då. Oftast kan du i denna snabbföränderliga vardag inte förutspå vad som är helt rätt vid en bestämd tidpunkt i framtiden.

Gör så här

1. Gå igenom din kalender, med början i denna vecka. Ta bort alla noteringar som inte faller inom någon av dessa fyra kategorier:
• Möten, tillsammans med någon annan/några andra.
• Saker som du verkligen behöver få gjort precis då och därför reserverar tid till just 
mellan de här klockslagen.
• Ett par timmar du bokat upp för ett möte «med dig själv», för att vara säker på att ha fri, disponibel tid då du kan plocka uppgifter ur din att-göra-lista.
• Tid du avsatt för att äntligen få gjort den där uppgiften som är viktig, men inte särskilt bråttom, och som du skjutit på framtiden alltför länge.
2. De noteringar som i själva verket var att-göra-uppgifter, lägg till dem på din att-göra- lista istället.
3. Njut av att du fått «luft i kalendern». Det är förvisso inte ledig tid, men det är tid då du kan göra det som beroende på omständigheterna har högsta prioritet just då.

Färre omflyttningar och snabbare bokat

Om du bara bokar in möten och tid du dedikerat för viktigt eget arbete, kommer du att behöva lägga mindre tid på att flytta noteringar om vad du har att göra framåt och framåt i kalendern.
Det kommer att gå snabbare för dig att boka möten, eftersom du lättare skiljer agnarna från vetet och kvickare avgör när du har tid för ett nytt möte och när du inte har det.
Klart! Stiernholm Consulting. All rights reserved. www.stiernholm.com | tel: +46 31 20 69 10

Slutligen, förutsatt att du har en att-göra-lista, arbetar du mer konsistent i det att du har dina att-göra-uppgifter på ett ställe (att-göra-listan) istället för två (att-göra-listan och i kalendern), vilket ger dig lättare överblick över vad du har att göra. Det underlättar din prioritering.