Kurs og foredrag

  • Ingen arrangementer akkurat nå.

Aktuelt

Slik holder du styr på visittkortene

20. mars, av David Stiernholm
David Stie...
Les mer

Orden i kaoset

27. februar, av Pål Stavrum
Jeg strever med det samme som svært mange andre (kanskje og...
Les mer

Få system i papirene

17. oktober, av David Stiernholm
Hvor gjør du av alt materiale som er «kjekt å ha»? De...
Les mer
David Stiernholm

Få system i papirene

Hvor gjør du av alt materiale som er «kjekt å ha»?

Det som du kanskje trenger en eller annen gang, og som det er så lett å legge i hauger slik at det ikke skal komme bort, og som du ikke finner når du behøver det, etter som det ligger et eller annet sted i en av haugene?

Tanken med denne typen materiell er jo at det skal holde seg borte når du ikke trenger det, det skal gå raskt å putte vekk og det skal være lett å finne når du vil.

Min personlige favorittløsning er et godt gjennomtenkt hengemappesystem.

Gjør slik

  1. Skaff deg en bunke hengemapper og en skuff å ha dem i (eller et gammelt stilig arkivskap om du heller vil ha det).
  2. Merk 29 mapper med alfabetets bokstaver fra A til Å og plasser mappene i skuffen.
  3. Steng døra, steng av telefonen og sett inn en times møte med deg selv i kalenderen.
  4. Ta fram den første haugen. Gå gjennom den ark for ark og kast det du ikke kommer til å trenge senere.
  5. Sorter dokumentene du senere ønsker å finne i mappesystemet under riktig bokstav.

Hva skal søkebegrepet være?

Når du velger bokstav å sortere under: Tenk gjennom hva du vil ha som «søkebegrep» når du ønsker å finne materiellet igjen. Er det en typisk potensiell kunde, et prospekt, sorter på P som i prospects eller potensielle kunder. Handler det om en mulig taler til et framtidig seminar: Sorter på T som i taler. Handler materiellet helt åpenbart om din gamle kunde Acme Industries, havner det i mappe A.

Dedikerte mapper

Kommer du på et emneområde (en viss kunde, et visst prosjekt eller annet som åpenbart kommer til å inneholde mye materiell), kan du lage en egen mappe for det og sette den inn i bokstavsystemet blant de andre mappene.

Sørg for at du alltid har et lager med tomme mapper, så det går fort og lett for deg å lage en ny dedikert mappe når du trenger det. Om det er en smule vanskelig, er det stor risiko for at du gir blaffen i det og enten legger materiellet i en haug for å sortere det «senere» eller stapper det ned i en av bokstavmappene der det uansett er vanskeligere å finne når du trenger det.

Er det vanskelig å finne dokumentene du leter etter, kommer du til å synes at hengemapper ikke passer for deg, og du er tilbake blant haugene igjen.

Estetikk tar tid, men kan være verdt det

Om det er viktig for deg f.eks. hvordan etikettene ser ut, vr nøye med å skrive dem pent på den måten du synes er best, så du nyter å bla gjennom mappene. Om det i stedet er viktigere få materiellet fort unna, kan du skrive på en måte som er kjapp og enkel, så selve etikettskrivingen ikke blir en barriere.

I enkleste laget?

OK, dette kan høres ut som en veldig konvensjonell og enkel løsning, men tro meg når jeg sier at det finnes flere papirhauger enn hengemappeskuffer rundt omkring på kontorene.
Et velstrukturert hengemappesystem er en enkel og genial måte å holde skrivebordet og kontoret rent for papir du ikke trenger akkurat nå, samtidig som du helt enkelt kan finne dem når du behøver dem.

Tre neste, frivillige steg

  1. Om du vil: Bestem deg nå for hvor mange mapper du skal kjøpe, når du skal kjøpe dem og hvor du skal kjøpe dem.
  2. Bestem deg for hva du skal oppbevare dem i.
  3. Sett inn i kalenderen den timen da du går gjennom den første haugen.
Oversatt av Pål Stavrum

2 svar på “Få system i papirene”

  1. Siril

    Så utrolig god ide ! Lett og oversiktlig 🙂 Arkivskap er absolutt noe jeg skal sette på ønskelista, jeg som elsker papirer !! <3

  2. David Stiernholm

    Siril: Tack, vad trevligt att du tycker det! Mitt arkivskåp är från början av 1900-talet; det är grönt med mässingsbeslag och av märket Remington Rand. Jag älskar det. 😀

Legg igjen et svar